GESTION DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA
Una Ineficaz gestión de la información, documentos y registros, rara vez se cuantifica en las consecuencias de no calidad, costos, pérdida de valor en el control de la organización, cultura interna, Know How y desempeño eficaz en la toma de decisiones.
Aunque el control de documentos es uno de los requisitos más fundamentales de los sistemas de gestión, generalmente se considera que su aportación es simplemente de forma o decorativa de organizar con códigos formatos y procedimientos.
Cuando no hay una cultura de gestión documental, difícilmente se mantiene el know how tanto en el aspecto administrativo como operativo, además que es un síntoma que no se construye un cultura interna , puesto que cada cargo, o nuevo jefe determina nuevos procedimientos, formatos sin reconocer las anteriores prácticas para mejorarlas.
También la falta de disciplina de empleados en reconocer documentos autorizados por la empresa, desde jefes de sección que los entregan hasta empleados implica que las metodologías documentadas, no se conocen, y menos se aplican, lo cual representa que no hay un control estandarizado de los sistemas de gestión.
El conocer el impacto en los costos de no calidad por la falta de control documental, podría sensibilizar la ausencia de prácticas de gestión de la información documentada.
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GESTION DE DOCUMENTOS POR MEDIO DE ISO-ONE
Los usuarios de ISO-ONE, pueden conocer los documentos pertinentes de su área, porque su distribución es controlada por el área de Calidad que administra la plataforma.
Cada usuario ISO-ONE usará siempre la última versión aprobada, pudiendo también consultar versiones anteriores, una nota de de vigencia alerta al usuario en que puede quedar obsoleto el documento, donde también puede colocar observaciones para su actualización.
Pero también puede cada usuario: Tener siempre disponible los documentos mas usados, usar un formato autorizado y generar un registro, teniéndolo siempre disponible.
Es importante que el Jefe de área y el administrador de calidad, conozca quien tiene acceso a sus documentos, y como puede autorizar o restringir el uso de determinada información para algunos cargos, haciendo esto fácil con ISO-ONE.
Saber quienes consultan los procedimientos, hacer evaluaciones cortas a usuarios sirve como una herramienta que garantice el uso estandarizado lo cual impacta favorablemente el proceso y minimiza riesgos de no conformidades internas.
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